Flora DE BENEDITTIS
Avocat
Compte tenu de la persistance de la crise sanitaire et de la prolongation des mesures prises pour enrayer la propagation de la Covid-19, le dispositif d’exception aménageant les modalités de tenue des assemblées générales et des autres organes mis en place par l’ordonnance 2020-321 du 25 mars 2020 et le décret n°2020-418 du 10 avril 2020 a été prorogé jusqu’au 31 juillet 2021[1]. En revanche, le délai d’approbation des comptes annuels n’a, à ce jour, pas été prorogé.
Rappel du dispositif d’exception
- Champ d’application
Ce dispositif d’exception s’applique à toutes les personnes morales, notamment les sociétés civiles et commerciales (SARL, SAS, SA, etc.) et à toutes les entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, quels que soient leur forme et leur régime juridiques. Il concerne toutes les assemblées générales (ordinaires, extraordinaires, annuelle, etc.) ainsi que les réunions des autres organes collégiaux (conseils d’administration, de surveillance, de direction, etc.).
- Comment consulter ses associés ?
Ce dispositif d’exception a aménagé plusieurs procédés de consultation des associés à distance :
- Assemblée dématérialisée
- Assemblée à huit clos
- Consultation écrite[2].
ATTENTION, ils ne sont pas applicables à toutes les sociétés.
Les Assemblées Générales en présence sont toujours possibles si les règles de distanciation sociale, de rassemblement collectif et, le cas échéant, les mesures administratives interdisant ou limitant les déplacements, sont respectées.
- Assemblée dématérialisée
L’organe compétant pour convoquer l’assemblée, peut, quel que soit l’ordre du jour, y compris l’approbation des comptes, décider de convoquer les associés à une assemblée dématérialisée. Ainsi, l’assemblée pourra être tenue par visioconférence ou par conférence téléphonique et ce, même si les statuts de la société ne le prévoient pas ou s’y opposent. Elle ne suppose pas qu’une mesure administrative limitant ou interdisant les déplacements ou les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires fasse obstacle à la présence physique des associés à l’assemblée.
Toutefois, ce mode de consultation n’est possible que s’il permet :
- D’identifier les associés présents à l’assemblée ;
- De transmettre au moins leur voix ;
- De retransmettre les débats de manière continue et simultanée.
Les associés pourront alors :
- Voter par correspondance (par voie postale ou par e-mail, lorsque cela est prévu) ;
- Voter par procuration ;
- Verbalement ;
- Voter électroniquement.
S’agissant du vote électronique, un site internet dédié devra être mis en place dans les SARL, les SA et les SCA ; pour les SAS, il conviendra de se référer aux dispositions statutaires.
Des mentions spécifiques devront être portées sur le procès-verbal d’assemblée.
- Assemblée à huit clos
L’organe compétant pour convoquer l’assemblée, peut, également choisir de convoquer une assemblée générale à huit clos, à savoir, sans la présence physique ou à distance des associés.
Attentatoire aux droits des associés, l’assemblée à huit clos suppose, à la différence d’une Assemblée dématérialisée, qu’à la date de la convocation ou à la date de l’assemblée générale, une mesure administrative limitant ou interdisant les déplacements ou les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires fasse obstacle à la présence physique des associés à l’assemblée.
Les associés pourront participer à l’assemblée par :
- Vote par correspondance ;
- Vote par procuration ;
- Vote électronique.
Là aussi, des mentions spécifiques devront être portées sur le procès-verbal d’assemblée.
- Consultation écrite
Comme pour l’assemblée dématérialisée, le recours à la consultation écrite comme mode de consultation des associés est possible, quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée est appelée à statuer, et ce même si les statuts de la société ne le prévoient pas ou s’y opposent. Il ne suppose pas non plus qu’une mesure administrative limitant ou interdisant les déplacements ou les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires fasse obstacle à la présence physique des associés à l’assemblée.
ATTENTION, si les dispositions législatives, réglementaires ou statutaires applicables à la société prévoient déjà la consultation écrite, les modalités prévues par ces dispositions devront s’appliquer et non celles prévues par le dispositif d’exception.
Ainsi, l’organe compétent pour convoquer les associés, devra adresser aux associés :
- Le texte des décisions proposées ;
- Un bulletin de réponse, en indiquant les modalités et le délai de réponse ;
- Les documents nécessaires à l’information des associés.
Le procès-verbal de consultation écrite devra comporter des mentions spécifiques.
- Acte sous signature privée
Le recours à l’acte sous signature privée n’est pas envisagé par le dispositif d’exception mais est un procédé de consultation des associés à distance intéressant. Dans cette hypothèse, les signatures de l’ensemble associés de la société sont recueillies sur un même acte, en personne par le dirigeant, par voie électronique ou par voie postale.
ATTENTION, il ne pourra être utilisé dans les SARL que si les statuts le prévoient et hors approbation des comptes et dans les SAS que si les statuts le prévoient et dans tous les cas, pour les sociétés civiles.
Notre cabinet reste à votre écoute et vous conseille pour toute question en matière de droit des sociétés.
Flora DE BENEDITTIS
Avocate
[1] Décret n°2021-255 du 9 mars 2021.
[2] BRDA n°5 du 01/03/2021 ; Webinaire EFL « Assemblées générales en période de pandémie » du 23/03/2021 animé par Valentine OBLIN et Arnaud WURTZ ; Editions Francis Lefebvre – La Quotidienne – Article du 06/04/2021 « « Assemblées générales en période de pandémie » : Des Réponses à vos questions » de Valentine OBLIN et Arnaud WURTZ.
